PRIVACYVERKLARING

LIDMAATSCHAP EN GEGEVENS

Scouts Sint-Gummarus en Gidsen OLV Mechelen verzamelen en verwerken heel wat gegevens in het kader van het lidmaatschap en de daarbij horende contractuele relatie. Denk aan een telefoonnummer of mailadres om de ouders te contacteren, een geboortedatum voor de verzekering, allergieën voor de bereiding van maaltijden… De gegevens blijven binnen onze groepen, wat betekent dat enkel de (groeps)leiding deze gegevens kan inkijken en dat we die niet doorverkopen.

We gebruiken Stamhoofd als ledenportaal. Je kan je gegevens hier ook altijd inkijken en aanpassen. We synchroniseren deze gegevens met de Groepsadministratie van onze koepelvereniging. Gegevens die je hier aanpast, passen we dus ook aan in de Groepsadministratie.

We verwerken ook gegevens in opdracht van Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw. We delen slechts de noodzakelijke identificatiegegevens met onze koepelvereniging via de Groepsadministratie. Zo kunnen ze je bijvoorbeeld het ledenblad Krak?, Boem! sturen of de verzekering in orde brengen. Hun privacyverklaring vind je hier.

RECHTEN VAN DE BETROKKENE IN 'T KORT

Jouw rechten snel uitgelegd. Je kan ze natuurlijk lezen in onze privacyverklaring hieronder of dit filmpje bekijken. Meer filmpjes over privacy en GDPR vind je op het YouTube-kanaal van Scouts en Gidsen Vlaanderen.

VRAGEN, OPMERKINGEN, RECHTEN UITOEFENEN

De groepsleiding van Scouts Sint-Gummarus en Gidsen OLV mechelen staan steeds voor je klaar om al je vragen, verzoeken of opmerkingen te beantwoorden.

Je kan ook contact opnemen met Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw via hun Functionaris voor Gegevensbescherming met een mail naar privacy@scoutsengidsenvlaanderen.be. Meer info daarover vind je op www.scoutsengidsenvlaanderen.be/privacy.

Mocht je niet tevreden zijn met ons antwoord of meer informatie zoeken, dan kan je steeds terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

PRIVACYVERKLARING

Scouts Sint-Gummarus en Gidsen OLV Mechelen hechten veel belang aan de privacy van leden, leiding, ouders, oud-leiding en sympathisanten. Daarom leggen we in deze privacyverklaring uit welke persoonsgegevens we verwerken. We doen dit steeds in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR).Onze groepen zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Sommige gegevens van leden en leiding verzamelen we ook in opdracht van Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw. In zo’n geval treedt de scoutsgroep op als verwerker. Meer informatie over het privacybeleid van Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw kan je terugvinden op www.scoutsengidsenvlaanderen.be/privacy.
ONZE SCOUTSGROEPENScouts Sint-Gummarus A3421SGidsen OLVV A3402MKerkhoflei 41 - 2800 Mechelen
JOUW RECHTENJe hebt heel wat rechten. Hieronder kan je een duidelijk overzicht vinden van die rechten en hoe je ze kan uitoefenen. Als we jou om toestemming tot een gegevensverwerking hebben gevraagd, dan kan je zelf die toestemming op elk moment intrekken.Van inkijken tot verwijderenJe kan op elk moment je gegevens inkijken, verbeteren, aanvullen, aanpassen of verwijderen, net als je toestemming intrekken of aanpassen. Daarnaast kan je vragen om het gebruik van bepaalde gegevens te beperken tot enkele specifieke doelen. In de meeste gevallen zullen we aan jouw vraag kunnen voldoen, tenzij er een ernstige reden is op basis van het gerechtvaardigde belang van onze scouts om dat niet te doen.Jouw rechten uitoefenenWe helpen je graag bij het uitoefenen van je rechten. Probeer steeds gedetailleerd weer te geven om welke gegevens het gaat en wat je wil doen; we proberen je dan zo goed mogelijk te helpen. Om aan je vraag te voldoen, zullen we in de meeste gevallen jouw identiteit controleren. Zo voorkomen we dat iemand anders jouw gegevens gebruikt of misbruikt.Voor alle vragen, opmerkingen of klachten staat onze groepsleiding steeds voor je klaar en in het bijzonder onze Verantwoordelijke Groepsadministratie (VGA). Je kan contact opnemen met de groepsleiding of spreek ons gerust aan op een scoutsactiviteit.We gebruiken Stamhoofd als ledenportaal. Je kan je gegevens hier inkijken en aanpassen. We synchroniseren deze gegevens met de Groepsadministratie van onze koepelvereniging. Gegevens die je hier aanpast, passen we dus ook aan in de Groepsadministratie.Om de gegevens te bekijken (en aan te passen) bij Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw, log je in op de Groepsadministratie. Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming, te bereiken via privacy@scoutsengidsenvlaanderen.be of door een brief te sturen naar Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw, t.a.v. Functionaris voor Gegevensbescherming, Wilrijkstraat 45, 2140 Antwerpen.Mocht je ten slotte niet tevreden zijn met ons antwoord of meer informatie zoeken, dan kan je steeds terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
WELKE GEGEVENS VERWERKEN WE?Hieronder kan je een overzicht vinden van alle gegevens die we verzamelen. Je kan hierbij onder één of meerdere categorieën vallen.
Lidmaatschap bij de scoutsIn het kader van het lidmaatschap bij onze scouts verwerken we de volgende gegevens van het lid en/of diens ouders, voogd of opvoedingsverantwoordelijke. We verzamelen deze gegevens bij inschrijving, via de individuele steekkaart of wanneer je in je communicatie met ons deze gegevens meedeelt of aanvult.

identificatiegegevens zoals naam en voornaam, leeftijd, geslacht, geboortedatum, lidnummer en nationaliteit;
contactgegevens zoals adres, telefoonnummer, e-mailadres;
medische gegevens zoals bloedgroep, dieet, inentingen, medicatie, eventuele ziektes, allergieën of aandoeningen, bijzondere aandachtspunten voor leiding bij de sociale omgang, bij sporten, bij hygiëne of bij beperkingen;
gezinssituatie zoals gezinssamenstelling en contacten in geval van nood;
filosofische of religieuze overtuigingen om rekening mee te houden tijdens onze activiteiten of het bereiden van maaltijden;
lidmaatschappen zoals vorige en huidige takken en functies bij onze scouts;
financiële gegevens zoals een bankrekeningnummer en financiële tegemoetkomingen om lid-, weekend- of kampgelden te voltooien;
afbeeldingen gemaakt tijdens activiteiten en evenementen.

Als leiding verwerken we naast de gegevens in het kader van het lidmaatschap ook:

opleiding en vormingsgegevens, zoals je behaalde attesten en KAVO-ID.

Evenementen, kasacties en webshopScouts Sint-Gummarus en Gidsen OLV Mechelen organiseren geregeld evenementen en kasacties en hebben een webshop. Als bezoeker, deelnemer of klant verwerken we in dat kader en de bijhorende contractuele relatie:

identificatie- en contactgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres;
financiële gegevens zoals bankrekeningnummer;
afbeeldingen zoals foto’s gemaakt tijdens evenementen.

NetwerkScouts Sint-Gummarus en Gidsen OLV mechelen zijn ook een hecht netwerk van oud-leiding, sympathisanten en buren. Van onze oud-leiding en personen verbonden met onze scouts door werkingen zoals vzw Gummarus OLV, de Stam, de Wortel ... verwerken we:

identificatie- en contactgegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres;
lidmaatschappen, zoals vorige en huidige takken en functies bij onze scouts.

Scouts Sint-Gummarus stuurt ook nieuwsbrieven naar deze personen binnen ons netwerk en personen die daarop intekenen. We verwerken dan contactgegevens zoals naam en e-mailadres via Mailchimp. Je hebt steeds de mogelijkheid om je uit te schrijven.
WAAROM VERWERKEN WE DEZE GEGEVENS?Onze groepen verwerken heel wat gegevens in het kader van het lidmaatschap en de bijhorende contractuele relatie. We gebruiken deze gegevens onder andere voor de volgende doelen:

de groepsadministratie;
het verzekeren van elk aangesloten lid;
communicatie over de werking van onze groep;
organiseren van wekelijkse activiteiten, evenementen en kasacties;
versturen van nieuwsbrieven en andere nuttige informatie.

Daarnaast verplicht Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw ons om identificatie- en contactgegevens te verwerken. Zonder deze gegevens kunnen wij geen leden aansluiten bij onze scoutsgroep.Medische gegevens worden verwerkt om leiding in staat te stellen voldoende zorg en de nodige aandacht te geven aan elk lid of elke deelnemer aan activiteiten of evenementen. De verwerking van medische gegevens gebeurt steeds door middel van expliciete toestemming van ouder(s), voogd of meerderjarig lid.Gegevens over bestellingen, reservaties, verhuur van materiaal ... verwerken we in het kader van de contractuele relatie met scouts Sint-Gummarus of Gidsen OLV Mechelen.Soms worden we wettelijk verplicht om persoonsgegevens te verwerken. Zo moeten we ledenlijsten doorsturen naar Stad Mechelen in het kader van de werkingstoelagen of aanwezigheidslijsten naar de kampgemeente.
VERKRIJGEN VAN GEGEVENS Wij verzamelen gegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of zijn ouder(s) of voogd.
BEWAARTERMIJNScouts Sint-Gummarus en Gidsen OLV Mechelen bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Hierbij moeten wij rekening houden met verschillende wettelijke termijnen. Nagenoeg alle gegevens worden ten laatste 10 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap vernietigd, met uitzondering van de medische gegevens. Deze worden ten laatste 1 jaar na afloop van het lidmaatschap vernietigd.
TOEGANG TOT GEGEVENSOnze leiding heeft toegang tot de persoonsgegevens van alle leden en leiding in het kader van hun werkzaamheden en de organisatie van de scoutsgroep. Voor weekends en kampen geeft de groepsleiding bepaalde gegevens door aan de fourage of de EHBO-verantwoordelijke.We geven persoonsgegevens nooit aan derden en verkopen ze ook nooit door.
WIJZIGINGEN AAN DEZE VERKLARINGScouts Sint-Gummarus en Gidsen OLV Mechelen kunnen deze privacyverklaring steeds aanpassen.De meest recente versie kan steeds geraadpleegd worden via www.gummarusolv.be/privacy.Deze versie werd het laatst gewijzigd op: 13 februari 2023.

Report abuse